Gestão de documentos fiscais é um trabalho complicado e demorado. Na Lactalis, donas das marcas Batavo e Elegê, o departamento financeiro conferia manualmente cerca de 70 mil arquivos de notas fiscais eletrônicas todos os meses. Mas esse processo ficou muito mais ágil com o apoio da startup Arquivei .

Antes, a cada compra a Lactalis checava se havia recebido do fornecedor  a nota fiscal por e-mail e se os dados estavam corretos. Sempre que alguma divergência era constatada, os funcionários telefonavam para o fornecedor, algo que demandava a atuação de duas pessoas por um período médio de duas horas por dia. No final do mês, 80 horas eram gastas apenas com esse trabalho.

“Todo esse esforço gasto nos levou a procurar uma ferramenta no mercado que pudesse solucionar esse problema”, afirma Thiago Abreu, coordenador tributário do Grupo Lactalis do Brasil. Foram testadas diversas soluções, inclusive de grandes empresas, no entanto aquela que se mostrou mais eficiente foi justamente a da startup Arquivei.

Criada em 2013 por engenheiros e mestres da USP (Universidade de São Paulo), a ferramenta oferece diversas funcionalidades para a completa gestão de documentos fiscais. Pelo software é possível, por exemplo, baixar todas as NFes e CTes emitidas para o CNPJ da sua empresa e armazená-las em XML e DANFe no Painel de Gestão de Notas. Consultas podem ser feitas por busca inteligente considerando qualquer conteúdo da nota fiscal. Na Lactalis, hoje o único trabalho é conferir se os arquivos foram integrados corretamente, o que leva menos de 10 minutos.

A Arquivei conta com diversos outros clientes, entre os quais Dia%, McDonalds, Kraft Heinz, C&A e Riachuelo, empresa na qual o arquivamento de notas fiscais se tornou 15 vezes mais rápido.